Vedení a správa spisové dokumentace


Co se rozumí evidencí dítěte u OSPOD MěÚ Tišnov?


 

OSPOD MěÚ Tišnov vede dle ust. § 54 zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně - právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ,,zákon o SPOD") evidenci dětí, kdy důvodem pro zařazení do této evidence je to, že se jedná o děti uvedené v ust. § 6 zákona o SPOD (tj. jedná se o děti ohrožené některou ze skutečností předpokládanou zákonem) nebo se jedná o děti, kterým byl OSPOD MěÚ Tišnov ustanoven opatrovníkem či poručníkem.

Směrnice MPSV ČR ze dne 19. 9. 2013 (č.j. 2013/26780-21) upřesňuje důvody, na základě kterých může být dítě zařazeno do evidence dětí:

 

a) vyhodnocení situace dítěte a jeho rodiny podle § 10 odst. 3 písm. c) zákona o tom, že se jedná o dítě uvedené v § 6 zákona,

b) oznámení o přijetí dítěte do zařízení pro děti vyžadující okamžitou pomoc podle § 10 odst. 4 a § 42 odst. 12 zákona,

c) oznámení poskytovatele zdravotních služeb podle § 10a odst. 1 zákona,

d) oznámení fyzické osoby podle § 10a odst. 2 zákona,

e) oznámení rodiče podle § 10a odst. 4 zákona a § 823 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „občanský zákoník“) o tom, že dítě bylo předáno do péče budoucímu osvojiteli,

f) oznámení zastupitelského úřadu České republiky podle § 36 odst. 1 písm. a) zákona,

g) rozhodnutí soudu o jmenování obecního úřadu obce s rozšířenou působností poručníkem a rozhodnutí soudu, popřípadě správního orgánu nebo státního zastupitelství o ustanovení obecního úřadu obce s rozšířenou působností opatrovníkem,

h) rozhodnutí o zahájení trestního stíhání proti mladistvému nebo zahájení řízení o uložení opatření dítěti mladšímu 15 let, které se dopustilo činu jinak trestného,

i) vyrozumění o zahájení přestupkového řízení proti mladistvému, jde-li o opakované nebo soustavné páchání přestupků mladistvým,

j) rozhodnutí o zahájení trestního stíhání pro trestný čin ohrožující život, zdraví, svobodu, lidskou důstojnost, mravní vývoj nebo jmění spáchaný na dítěti podle § 6 písm. e) zákona,

k) úředního záznamu Policie České republiky o provedení vykázání ze společného obydlí, ve kterém žije nezletilá osoba,

l) oznámení obecního úřadu podle § 37 odst. 2 zákona o přijetí opatření k ochraně dítěte uvedeného v § 2 odst. 3 zákona, které se ocitlo ve stavu nedostatku řádné péče nebo jehož život, příznivý vývoj nebo jiný důležitý zájem jsou vážně ohroženy nebo narušeny, nebo

m) postoupení spisové dokumentace jiným obecním úřadem obce s rozšířenou působností z důvodu změny místní příslušnosti.

 

OSPOD MěÚ Tišnov tak vede tzv. evidenci Om (,,ochrana mládeže"), ve které jsou zařazeny dětí, u kterých je platný některý z výše uvedených důvodů, jedná se o základní evidenci tvořenou kartotéčním systémem a spisy Om.

 

Kromě základní evidence Om vede OSPOD MěÚ Tišnov na všechny ostatní případy dětí tzv. evidenci MUTI (,,Městský úřad Tišnov), která je tvořena kartotéčním systémem MUTI a spisy MUTI, ve kterých jsou vedeny případy dětí, které ze zákona nejsou důvodem pro zařazení do základní evidence nebo je teprve zařazení do základní evidence vyhodnocováno postupem vyhodnocování situace dítěte. Evidence MUTI je vedena na základě pravidel Spisového a skartačního řádu Městského úřadu Tišnov.

 


Co se rozumí spisovou dokumentací dítěte vedenou u OSPOD MěÚ Tišnov?


 

Spisovou dokumentací dítěte vedenou u OSPOD MěÚ Tišnov se rozumí spisová dokumentace Om (případy dětí zařazených do základní evidence) nebo MUTI (případy dětí nezařazených do základní evidence). V praxi je naprostá většina dětí řešených před OSPOD MěÚ Tišnov vedena v režimu Om (základní evidence).

Dle § 55 odst. 1 - 4  zákona o SPOD je o dětech zařazených v evidenci vedena spisová dokumentace. Spisová dokumentace obsahuje zejména osobní údaje dětí, jejich rodičů, údaje o výchovných poměrech těchto dětí, záznamy o výsledcích šetření v rodině, záznamy o jednání s rodiči nebo jinými osobami, kopie podání soudům a jiným státním orgánům, písemná vyhotovení rozhodnutí soudů, orgánů činných v trestním řízení a správních orgánů. Spisovou dokumentaci mohou tvořit záznamy na technických nosičích dat, mikrografické záznamy, tištěné produkty optického archivačního systému a tištěné nebo fotografické produkty jiné výpočetní techniky místo originálu listiny, podle jehož obsahu byly pořízeny, pokud z povahy věci nevyplývá, že je třeba uchovat originál nebo úředně ověřenou kopii listiny. Kromě spisové dokumentace vede obecní úřad obce s rozšířenou působností i další písemnosti tvořící podklad pro zpracování spisové dokumentace. Tyto písemnosti se nevydávají žádnému orgánu, fyzické nebo právnické osobě. Lze je předložit jen soudu a státnímu zastupitelství v případě, že se údaje v nich obsažené týkají trestního stíhání.

S ohledem na skutečnost, že zákon řeší u oprávněných osob možnost nahlížet do spisové dokumentace (stejně jako možnost nahlížení do dokumentace zamítnout), umožňuje OSPOD vést některé písemnosti odděleně od spisové dokumentace v rámci podkladů pro zpracování spisové dokumentace, jedná se zejména o oznámení fyzických osob ve věci ohroženého dítěte, záznamy o žádosti dítěte o pomoc nebo citlivá vyjádření dětí ve věci jeho záležitostí. Při nahlížení do spisové dokumentace je tak nahlížející oprávněné osobě zpřístupněn obsah spisové dokumentace a nikoliv podklady pro vedení spisové dokumentace.

POZOR: Ne každé oznámení, zpráva, sdělení apod. obsahující negativní informace o péči rodičů, situaci dítěte, je oznámením o ohroženém dítěti, na které se vztahuje povinnost mlčenlivosti a ochrana identity oznamovatele. Do této kategorie nepatří, např. zprávy lékařů o nedostatcích v zajištění zdravotní péče u dítěte ze strany rodičů, zprávy školy o nedostatcích v plnění rodičovské odpovědnosti ve vztahu k žákovi či podání rodičů ,,proti druhému rodiči" ve věci péče o dítě apod. V těchto nejtypičtějších případech se totiž jedná o situace, na které je zapotřebí vztáhnout ust. § 10 odst. 1 písm. b) - d) zákona o SPOD, dle kterého je OSPOD MěÚ Tišnov v rámci preventivní a poradenské činnosti povinen působit na rodiče, aby plnili povinnosti vyplývající z rodičovské odpovědnosti, je povinen projednat s rodiči odstranění nedostatků ve výchově dítěte a projednat s dítětem nedostatky v jeho chování. Z daného vyplývá, že rodič či jiná osoba odpovědná za výchovu dítěte je při jednání na OSPOD konfrontována s informacemi a jejich zdrojem, které referují a dokládají nedostatky v plnění rodičovské odpovědnosti.

 


Kdo může nahlížet do spisové dokumentace vedené o dítěti?


 

Problematiku nahlížení do spisové dokumentace řeší ust. § 55 odst. 5 - 6 zákona o SPOD, dle kterého nahlížet do spisové dokumentace vedené o dítěti, nejde-li o část týkající se správního řízení, je oprávněn na základě písemné žádosti pouze rodič dítěte, kterému náleží rodičovská odpovědnost, nebo jiná osoba odpovědná za výchovu dítěte nebo jejich zástupce na základě písemně udělené plné moci. Nevidomé osobě bude obsah spisové dokumentace přečten a obecní úřad obce s rozšířenou působností umožní na požádání této osoby, aby do spisu nahlížel její doprovod. Rodiče nebo jiné osoby odpovědné za výchovu dítěte nebo jejich zástupce na základě písemně udělené plné moci mají právo při nahlížení do spisové dokumentace činit si z ní výpisy a pořizovat za úhradu kopie spisové dokumentace nebo její části; pro stanovení úhrady za pořízení kopie ze spisové dokumentace platí zvláštní právní předpis. Na nahlížení do spisové dokumentace se nevztahuje zákon o svobodném přístupu k informacím. Do spisové dokumentace týkající se osvojení dítěte je oprávněn nahlížet na základě písemné žádosti osvojenec, jakmile nabude svéprávnosti.

Údaje obsažené ve spisové dokumentaci týkající se dítěte je obecní úřad obce s rozšířenou působností oprávněn využít pouze v zájmu dítěte při zajišťování sociálně-právní ochrany. Obecní úřad obce s rozšířenou působností do 15 dnů ode dne, kdy rodič, osvojenec nebo osoba odpovědná za výchovu dítěte požádali o nahlédnutí do uvedené spisové dokumentace,   a) sdělí, že se rodiči nebo osobě odpovědné za výchovu dítěte umožní nahlédnout do spisové dokumentace, a určí termín k nahlédnutí, v tomto případě se nevydává rozhodnutí, nebo   b) rozhodne o odmítnutí písemné žádosti, pokud by to bylo v rozporu se zájmem dítěte, v rozporu s rozhodnutím soudu o utajení osvojení nebo pokud lze ze spisové dokumentace zjistit, která fyzická osoba upozornila na skutečnosti uvedené v § 7.

 

Prakticky tak rodiče, osoby odpovědné za výchovu dítěte či advokáti nahlížejí do spisové dokumentace na základě písemné žádosti, žádosti opatřené zaručeným elektronickým podpisem, žádosti učiněné do protokolu. Pokud oprávněná osoba zašle žádost e-mailem (tj. bez zaručeného el. podpisu), je povinna do 5 dnů od doručení e-mailu doplnit svoji původní žádost některým z výše uvedených způsobů, který umožňuje identifikaci žadatele. Žádost musí mít náležitosti podání, tj. musí obsahovat jméno, příjmení, datum narození, pobyt žádající osoby, podpis. Vhodné je taktéž tel. č. či e-mail pro umožnění operativní komunikace ve věci. Podání musí obsahovat taktéž údaje o dítěti, do jehož spisu má osoba zájem nahlížet. Po obdržení této žádosti příslušný pracovník OSPOD MěÚ Tišnov předloží spis vedoucímu odboru, který zajišťuje agendu nahlížení do spisové dokumentace.

Ve lhůtě do 15 dnů je žadatel vyrozuměn o možnosti nahlédnout do spisové dokumentace, je dohodnut vzájemně výhodný termín. Právo nahlížení do spisu je spojeno s právem činit si výpisky a za poplatek kopie spisové dokumentace pořízené na kopírovacím stroji na pracovišti. Nahlížející osoba si ovšem může bezplatně pořídit fotokpie digitální záznamovou technikou. O nahlížení do spisové dokumentace je pořízen protokol, který obsahuje uvedení údajů o nahlížející osobě, požadovaných písemnostech ke kopii a způsobu jejich pořízení.

Pokud je nahlížení odmítnuto, je o tomto žadatel vyrozuměn krátkou cestou a do 15 dnů od podání žádosti je vydáno rozhodnutí o odmítnutí umožnění nahlédnout do spisové dokumentace, proti kterému je přípustné odvolání, a to do 15 dnů k Odboru sociálních věcí Krajského úřadu Jihomoravského kraje prostřednictvím Odboru sociálních věcí Městského úřadu Tišnov.

V ostatních případech, tj. u spisové dokumentace, která není vedena v rámci základní evidence je problematika nahlížení do spisové dokumentace řešena v souladu s ust. § 38 správního řádu.

 

„Podpora naplnění vybraných kritérií standardů kvality v rámci činnosti OSPOD MěÚ Tišnov“ reg.č. CZ.1.04/3.1.03/C2.00068, který je financován z prostředků Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a státního rozpočtu ČR.

 

 

 

 

 

Datum vytvoření: 3.12.2014 / Datum změny: 9.4.2018